Cada vez más compañías implementan la metodología Lean, basada en el método Kaizen. La potencia de este método para mejorar los resultados y la competitividad de las empresas es tan grande que vale la pena pararse a profundizar en el concepto.
Vivimos en la era de los cambios, la tecnología y la globalización. La competencia en el mercado es simplemente brutal, y aumenta a cada paso. Todas las empresas necesitan sobresalir. ¿Qué empresa no necesita mejorar sus productos, su calidad, su eficiencia?
El método Kaizen procede de Japón que es, como sabemos, la tercera potencia industrial del mundo. ¿Por qué? Además de algunos aciertos en su política económica, el trabajo duro, el compromiso y la mejora constante forman parte de la cultura del país.
Todo esto tiene que ver con Kaizen, el método que se considera uno de los factores clave de éxito del país: ahí está la respuesta a la necesidad de las empresas de mejorar la calidad y reducir el gasto para competir.
¿Qué es el método Kaizen?
Es una metodología que persigue la mejora continua con el objetivo de aumentar la productividad, reducir desperdicios, eliminar las tareas duras innecesarias y humanizar el lugar de trabajo.
Hay varias teorías sobre la etimología de la palabra Kaizen. Quizá la más sólida es la que asegura que viene de ‘kai’, cambio y ‘zen’ bueno. “Cambio bueno” puede servir como introducción a este método tan potente para mejorar los procesos productivos, la calidad de los productos y los lugares de trabajo.
Para abrazar la metodología Kaizen hay que tener en cuenta que es una forma de vida, una filosofía. No es el viaje, es el camino. No tiene fecha de principio ni fin, es permanente.
En una empresa en la que se sigue el método Kaizen, cada una de las personas del equipo tiene el compromiso personal de estar alerta en todo momento para tratar de identificar oportunidades de mejora en su entorno.
Los pasos que conducen a la mejora continua se articulan en torno al llamado Círculo Shewert. Es el ciclo PDCA, acrónimo en inglés de “Plan, Do, Check, Act”, o planificar, hacer, revisar, actuar. Y una vez terminado el ciclo, repetir. La iteración es vital para mejorar los procesos.
Ahorrar tiempo, reducir desperdicios, minimizar costes… ¿te suena?
Esos son objetivos de optimización en cualquier empresa. Hay varias docenas de herramientas y metodologías de productividad con el mismo objetivo. Entonces, ¿por qué Kaizen es mejor? ¿Por qué implementar el método Kaizen?
Porque optimizar los resultados de un proceso, la calidad de un producto, el rendimiento de un equipo… es solo el principio.
Una buena implementación del método Kaizen, la base del método Lean, impactará sobre todos los niveles de la organización y sobre todos los procesos. Es toda una filosofía, según la cual, todo el equipo está implicado en el esfuerzo por la mejora.
Otra de las claves del método Kaizen es centrarse en los pequeños cambios. Una mejora, por mínima que sea, si se aplica de forma inmediata, resultará con el paso de los días en un importante salto cualitativo. Buscando la forma de mejorar cada día, aunque sea con pasos pequeños, se consigue la mejora incremental en la eficiencia y la productividad de todo un equipo.
El punto de partida es identificar los tres tipos de desperdicio: Muda, Mura y Muri, para poder actuar. Mejorar la eficiencia pasa por eliminar papeleo innecesario, las esperas y los errores, optimizar las secuencias de tareas o controlar los cuellos de botella.
¿Qué beneficios aporta el método Kaizen? ¿Cómo ayuda a mi organización?
Estos son algunos de los beneficios incrementales que se conseguirán al aplicar el método Kaizen:
Lograr optimizar la utilización de los recursos mediante cambios pequeños pero continuos.
- Mejorar la seguridad del centro de trabajo, ya que parte de la metodología incluye organizar el área. A fuerza de eliminar objetos que no se utilizan y obstáculos, no solo mejora la productividad, sino también se evitan accidentes.
- Potenciar la eficiencia del equipo, gracias a la eliminación de operaciones o movimientos innecesarios
- Aumentar la motivación y satisfacción del personal, ya que el compromiso en común potencia la solidez del equipo.
- Optimizar la satisfacción de los clientes, que también se benefician tanto del aumento de la calidad y la competitividad como de la mejor atención que reciben.
¿Por dónde empezar?
La implementación del método Kaizen empezará por revisar un proceso (hay que empezar por algún sitio) para identificar oportunidades de mejora. Seguir estos pasos será de gran ayuda:
- Mapea el proceso: Obtén un mapa o diagrama del proceso que ya exista. Si no hay, créalo, porque así mejorará tu comprensión del proceso. Se parte de la base de que si no entiendes bien el proceso, no puedes mejorarlo.
- Revisa el proceso: la revisión pasa por descomponer el proceso en cada una de las tareas o pasos necesarios para completarlo y analizar en detalle estos pasos uno por uno. El análisis responderá a estas 5 preguntas:
- ¿Por qué se hace este paso? ¿Qué valor añade o qué trabajo se completa?
- ¿Dónde se está haciendo el trabajo y dónde se debería estar haciendo?
- ¿Cuándo se completa el paso y cuándo debería estar completado?
- ¿Quién está haciendo el trabajo y quién debería estar haciéndolo?
- ¿Con qué frecuencia se hace el trabajo y con qué frecuencia debería de hacerse?
Este es el punto de partida, muy eficaz para identificar oportunidades de mejora. Por supuesto, la respuesta “siempre se hizo así” no es adecuada. Pensar así bloquea los cambios y el surgimiento de mejores ideas.
Una buena reflexión requiere flexibilidad, para ser capaz de eliminar tareas innecesarias, modificar los pasos y combinarlos, reorganizar la secuencia cuando sirva para reducir el desperdicio y tratar siempre de minimizar el esfuerzo. Aplicar el método de las 5S siempre que sea posible es otra fase en la secuencia de la implementación de la metodología Lean.
La constancia y el compromiso de cada uno de los miembros del equipo dará muy pronto su fruto, y los resultados empezarán a ser visibles en forma de ahorro de costes y otras mejoras.
