El planteamiento del método Kanban es tan sencillo que casi ni parece un método. En esa sencillez reside su enorme potencial: mejorar la eficiencia y la productividad en la empresa para alcanzar importantes ahorros.
¿Qué es el método Kanban?
Es un sistema que se utiliza para optimizar procesos mediante la racionalización de los flujos de trabajo.
La implementación de Kanban permite alcanzar mayor eficiencia y productividad en la empresa, reducir los tiempos muertos y centrarse en los objetivos que aportan valor a la empresa.
Kanban significa ‘señal visual’. La metodología Kanban se basa en utilizar un sistema que permita visibilizar el trabajo pendiente, en proceso y realizado. De esta forma es posible saber cuándo es el momento de realizar una acción determinada, evitar que se acumulen los procesos en marcha y se generen cuellos de botella, y también si es necesario acelerar o ralentizar el trabajo.
Para que cualquier empresa funcione, es necesario que se sucedan una serie de acciones y procesos a través de los diferentes departamentos que la componen.
La eficiencia se consigue cuando existe coordinación entre las tareas y departamentos, de forma que las acciones se realizan y se completan exactamente en el momento adecuado.
Ejemplos del método Kanban del día a día
En las casas donde existe una buena organización podemos encontrar ejemplos del método Kanban.
Piensa en los artículos que utilizas día a día: ¿cómo haces para recordar que tienes que comprar para reponer? Por ejemplo, los bricks de salsa de tomate. Posiblemente guardas dos o tres alineados en un mueble de tu cocina, y cuando ves que sólo queda uno, lo anotas en la lista de la compra, ¿cierto? Igual que con otros productos…
En la organización doméstica, la ‘orden de reponer’ se activa y se hace visible en la lista cuando solo queda una unidad del producto que sea.
En una fábrica o en cualquier otra empresa, aunque la organización sea más compleja, la esencia del método es la misma: se trata de visibilizar el momento de realizar cada tarea, ya sea aprovisionarse, completar un lote de productos o cualquier otra acción.
¿Qué sucede en casa cuando no se utilizan estos métodos de control? Posiblemente acabes comprando más bricks de salsa de tomate de los que puedes almacenar. Incluso es posible que no te dé tiempo de consumirlos antes de que caduquen.
En las empresas y en las fábricas sucede lo mismo: el aprovisionamiento excesivo o el exceso de producción hace que la empresa tenga que asumir pérdidas y sobrecostes. La producción de todos los departamentos tiene que estar coordinada e ir acorde a la demanda.
El método Kanban contribuye a esa coordinación, ya que permite visualizar el flujo de trabajo de manera que todos los miembros del equipo pueden saber de un vistazo qué está pasando en cada momento. Para ello se utilizan los tableros Kanban.
¿Qué es un tablero Kanban?
Un tablero Kanban o Kanban board es la herramienta que hace posible conocer en qué punto está un proceso determinado. El tablero Kanban puede ser digital o físico.
Los elementos fundamentales del tablero son columnas y tarjetas. Las columnas representan las fases del flujo de trabajo, por ejemplo: ‘pendiente’, ‘en curso’, ‘realizado’. Y cada tarjeta Kanban representa una tarea o elemento del proceso.
El funcionamiento del tablero Kanban es muy sencillo: se trata de ir moviendo las tarjetas a la fase del flujo de trabajo que corresponde. Esto permite a los equipos hacer visibles sus avances, y a las personas ajenas al equipo, conocer el estado de cada proyecto sin necesidad de preguntar.
Uno de los conceptos clave del funcionamiento del tablero Kanban es el límite del trabajo en progreso o límites WIP (acrónimo de Work In Progress). Al diseñar un tablero Kanban, es fundamental establecer este límite, definiendo el máximo de tarjetas que puede haber a la vez en cada columna. Así se optimiza el flujo de trabajo y se evitan los cuellos de botella.
También hay que introducir los conceptos de punto de compromiso y punto de entrega. El punto de compromiso marca el inicio del proceso, mientras que el punto de entrega marca el final del mismo. El reto está en mejorar para reducir cada vez más el llamado Lead Time, que es el tiempo que transcurre entre ambos puntos.
Cómo se aplica la metodología Kanban
Implementar el método Kanban en toda una organización es algo más complejo que mover algunas etiquetas en el tablero.
Kanban se relaciona estrechamente con JIT (Just in time), uno de los pilares de la filosofía de trabajo Lean Manufacturing, y puede adaptarse a diferentes entornos. Es muy eficaz en la optimización de procesos productivos, en logística y en muchos otros negocios.
Aplicar la metodología Kanban exige el compromiso de todo el equipo de la organización, y se recomienda hacerlo de forma incremental, empezando por aplicarlo en proyectos de uno en uno.
Asumir un cambio tan significativo suele requerir ayuda externa. Es muy difícil que todo el personal de una organización cambie sus hábitos de trabajo y consiga implementar con éxito una nueva sin conocimientos especializados.
En Redimensiona tenemos mucha experiencia en este tipo de implementaciones. Podemos ayudarte a optimizar el rendimiento de tu equipo implementando el método Kanban con la mínima fricción inicial.
