Las 5 S como base para la implantación Lean
Las 5 S son una de las herramientas que utiliza la metodología LEAN para poder implantarse en las empresas; quizás sea la herramienta más conocida y más sencilla, pero difícil a la vez de implantar. En este artículo vamos explicarlo de forma básica y sencilla cómo implantar las 5 S. Esto se puede utilizar como base para posteriormente, implantar una filosofía LEAN en una compañía. En Redimensiona solemos realizar pruebas piloto implantando las 5 eses en nuestros clientes. Una vez implantado, observando los datos obtenidos, podemos demostrar que existe un ahorro de costes y, por tanto, la implantación de una filosofía de trabajo Lean bien merece una inversión adicional.
En Redimensiona Consulting, lo primero que hacemos es decidir con nuestros clientes ¿dónde? Si las empresas no saben por dónde empezar, nosotros solemos recomendar siempre procesos lo más cercanos al cliente. En otras ocasiones, las empresas tienen claro por qué proceso empezar, estos suelen estar relacionados con los cuellos de botella de los procesos de producción.
¿Qué son las 5 S?
PRIMER PILAR ORGANIZACIÓN (SEIRI)
El primer paso cuando llegamos a un puesto de trabajo, una oficina o el escritorio de un ordenador, es eliminar aquello que no utilizamos. A la mayoría de personas les parece perturbador eliminar herramientas, equipos, papeles o documentos que “se pueden utilizar en otro momento”. Esto implica una acumulación de estos elementos de forma masiva, lo que implica desperdicios no sólo físicos sino también de espacio (necesitamos más espacio del realmente necesario ya que tenemos equipos que “podrían usarse” ocupándolo) así como temporal (¿nos hemos preguntado el tiempo que perdemos buscando un documento en un escritorio de un ordenador que está lleno?)
En Redimensiona, lo primero que hacemos con nuestros clientes que implantan las 5 S, es realizar una selección de este tipo de elementos en función de su uso, evaluando la necesidad de cada elemento. Con esta clasificación podremos evaluar qué elementos debemos mantener en el puesto de trabajo u ordenador, cuáles guardarlos en otros lugares destinados para ellos o bien eliminarlos.
¿Os habéis preguntado alguna vez cuánto tiempo lleváis sin usar un determinado equipo o programa?
SEGUNDO PILAR ORDEN (SEITON)
Una vez identificados todos los elementos, tenemos que ordenarlos e identificarlos. Lo normal es que este segundo pilar se desarrolle conjuntamente con el primero. Básicamente, lo que hacemos es decidir dónde ponemos cada elemento y, la zona seleccionada, será siempre destinada a ese elemento en exclusiva. Si esto no lo cumplimos, pronto volveremos al inicio de todo.
¿Cuántas veces nos hemos encontrado el destornillador que estábamos buscando en la zona del martillo? ¿Cuántas veces hemos encontrado un documento de un cliente dentro de la carpeta de otro cliente?
TERCER PILAR LIMPIEZA (SEISO)
Este pilar es el de mejor comprensión. Significa exactamente limpieza. Esto implica limpieza de suelos, paredes, equipos, etc. Los equipos sucios, se mantienen mucho peor y fallan más. Esto implica un incremento de costes en mantenimiento preventivo y/o correctivo.
Para aquellos que trabajan en una oficina con un ordenador, también aplica este pilar. Si el puesto está sucio o el ordenador lleno de polvo estamos acortando su vida útil. Esto implica un mayor coste para la compañía.
¿Qué sensación deja un equipo lleno de lubricante o sucio en una línea de producción? Esto afecta al correcto funcionamiento de este equipo.
CUARTO PILAR ESTANDARIZACIÓN (SEIKETSU)
Este cuarto pilar consiste en estandarizar los 3 anteriores. Básicamente, lo que hacemos es, dado un período de tiempo no muy largo, volver a empezar con estos tres pilares. Muchos de nuestros clientes piensan que no tiene sentido pero en Redimensiona siempre les hemos demostrado que no es así. Os explicamos cómo y por qué:
- La primera opción suele ser que, pasado un tiempo, nuestro puesto de trabajo se vuelve a desorganizar. Por tanto, volver a empezar está justificado.
- No se tiene en cuenta la mejora continua. Como ya sabéis, la metodología LEAN se basa en la mejora continua. Por tanto, aunque nuestro puesto de trabajo no se haya desorganizado ni un ápice, siempre lo podremos mejorar. Por ejemplo, acercándonos un destornillador que usamos con frecuencia y que está muy lejos o renombrando un carpeta que nos cuesta encontrar.
¿Siempre podemos mejorar? La respuesta es evidente, SI.
QUINTO PILAR DISCIPLINA (SHITSUKE)
Consiste en que el personal sea disciplinado con todos los pilares anteriores. Las empresas gastan esfuerzo, tiempo y dinero en implantar los 3 primeros pilares, pero sin embargo no tienen disciplina para hacerlo y por tanto siempre están volviendo al punto de partida. Por tanto, vuelven a invertir ese tiempo y dinero en volver a empezar constantemente. Es importante que las 5 eses estén implantadas a todos los niveles jerárquicos de la empresa y, por tanto, permita que todo el personal trabaje interiorizando esta metodología de trabajo. Para ello, es fundamental, que La Dirección de la empresa esté completamente implicada en la implantación de las 5 S y, a la vez, que el personal tenga el conocimiento y las herramientas para poder trabajar conforme a las 5 eses.
¿Sólo con un poco de disciplina conseguimos implantar 5S? La respuesta también es, SI. Pero también necesitamos que todo el personal esté implicado y para ello hay que explicarles bien por qué lo hacemos y sus beneficios.
Si las 5 S han sido implantadas correctamente, tardaremos poco tiempo en ver resultados de ahorro de tiempos de los puestos de trabajo donde se han implantado así como en la mejora en el mantenimiento de los equipos. Con estos datos, desde Redimensiona, animamos a nuestros clientes en dar un paso más que no es otro que la implantación de la filosofía de trabajo Lean que lleva funcionando con éxito en compañías de todo el Mundo desde mediados del siglo pasado.
Para implantar una filosofía Lean, en Redimensiona, le damos especial importancia a la implicación de La Dirección de la empresa así como del personal implicado en el proyecto. Por ello llevamos a cabo formaciones específicas para La Dirección y para el personal implicado. Posteriormente nos convertimos en un colaborador más de la compañía, acompañando a la empresa en la implantación de la metodología Lean.
