Resolución de problemas significa cosas diferentes según tu actividad y tu sector, pero en todos los casos se trata de lo mismo: comprender la raíz de los problemas para encontrar la mejor solución posible.
Conoce paso a paso el sistema de resolución de problemas más eficaz y uno de los más populares en las organizaciones que realizan gestión de la calidad y siguen filosofías de mejora continua.
¿Qué es la resolución de problemas?
En lenguaje coloquial todo el mundo sabe lo que significa resolver un problema. Pero si hablamos de la resolución de problemas como metodología, nos referimos al proceso que se utiliza para buscar soluciones a los problemas de cualquier naturaleza y dimensión que surgen en el día a día de una empresa.
Existen diferentes métodos de resolución de problemas: el método ensayo-error, el método de reducción de diferencias, el análisis de medios y fines y más.
La metodología más completa y eficaz se conoce como PPS por su acrónimo en inglés: Practical Problem Solving, o resolución práctica de problemas, que además completa las metodologías mencionadas.
El sistema PPS es una herramienta de Lean Manufacturing que aporta diversas ventajas. No solo permite resolver el problema de forma rápida y eficaz; además, el proceso se estandariza, lo que facilitará también la resolución de problemas futuros. Una vez creado un marco de actuación, será mucho más fácil alcanzar la solución en situaciones análogas que se presenten.
Esta metodología se desarrolla en 8 pasos que están englobados en el llamado ciclo PDCA, es decir, Plan, Do, Check and Act. Planear, hacer, revisar y actuar. El ciclo PDCA es una de las metodologías de mejora continua más eficaz y más utilizada en diferentes estándares de mejora de proyectos y gestión de la calidad.
Los 8 pasos de la Resolución práctica de problemas
I. ETAPA 1: PLAN
1. Definir el problema con claridad
El primer paso para encontrar la solución de un problema es identificarlo claramente.
Y ¿a qué llamamos problema según la metodología Lean? Un problema puede ser una desviación de un estándar, una diferencia entre la realidad y lo deseable o una necesidad del cliente que no hemos podido satisfacer.
Para seguir esta metodología, la recomendación es observar el problema en primera línea. Difícilmente se podrá alcanzar una solución satisfactoria sin conocer de primera mano los inconvenientes y la situación de las personas que lo sufren.
2. Descomponer o desglosar el problema
Para que sea más fácil de abarcar, se divide el problema en otros problemas más pequeños. Quizá la solución del problema principal no sea fácil de alcanzar, pero descomponer el problema hará que sea relativamente sencillo solucionar algunas de sus partes.
3. Establecer un objetivo
Vale, sabemos que el objetivo del proceso es solucionar el problema. Pero, ¿qué consideramos que sería una solución? Conviene concretarlo claramente para saber hacia dónde vamos, qué queremos conseguir exactamente. Definir los objetivos potencia también el compromiso de las personas implicadas en la resolución.
4. Analizar la causa original del problema:
¿Qué es lo que ha causado el problema? Encontrar su causa raíz no solo nos ayudará a encontrar la solución, sino también a erradicarlo, a prevenir que vuelva a aparecer en el futuro.
5. Definir un plan de medidas correctoras
Conocer la causa raíz del problema es lo que nos da la base para desarrollar las medidas que nos van a permitir resolverlo. Las medidas definidas tienen que ser eficaces contra el problema raíz y, al mismo tiempo, ajustarse al objetivo.
Estos cinco primeros pasos del sistema completan la etapa de planificación y análisis. Una vez completados, llega el momento de actuar.
II. ETAPA 2: DO
6. Implementar las medidas
La fase de implementación es delicada por diferentes motivos. Por una parte, si se ha cometido algún error (como suele suceder) en la fase de planificación, es muy posible que se ponga en evidencia en este paso.
Por otra parte, en este paso se implican más personas, es el momento de trabajar con el equipo en la implementación del plan. La buena comunicación es esencial en este paso. Además se recomienda implementar las medidas una a una para llevar un buen control del proceso.
III. ETAPA 3: CHECK
7. Evaluar los resultados
En este paso, se trata de comparar los resultados con los objetivos fijados durante la fase de planificación. ¿Se ha resuelto el problema? ¿Qué errores o diferencias han surgido? Es importante hacer seguimiento de la implementación de las diferentes medidas para evaluar los resultados.
IV. ETAPA 4: ACT
8. Estandarizar el proceso y aprender
¿Qué falta por hacer aún cuando ya se han implementado las medidas y se han evaluado los resultados? Aprender para el futuro. En este último paso, se trata de convertir el nuevo proceso en un estándar o norma que la organización pueda volver a utilizar en el futuro, y también de aprender de los errores.
Este último paso es muy importante para poner en valor el esfuerzo realizado a lo largo de todo el proceso, se evita que vuelva a producirse el mismo problema y se estandarizan los pasos a seguir ante una situación similar.
La resolución de problemas nunca termina en una organización donde se sigue la filosofía Lean, ya que una de sus bases es la mejora continua.
El ciclo PDCA se retroalimenta de forma constante, no tiene principio ni fin. ¿Hemos llegado al octavo paso? Eso significa que es el momento de afrontar la resolución de un nuevo problema.
