La resolución de problemas (conocida internacionalmente como Problem solving) significa cosas diferentes según tu actividad y tu sector, pero en todos los casos se trata de lo mismo: comprender la raíz de los problemas para encontrar la mejor solución posible.
Conoce paso a paso el sistema de resolución de problemas más eficaz, uno de los más populares en las organizaciones que realizan gestión de la calidad y siguen filosofías de mejora continua como el Kaizen.
¿Qué es la resolución de problemas?
En lenguaje coloquial todo el mundo sabe lo que significa resolver un problema. Pero si hablamos de la resolución de problemas como metodología, nos referimos al proceso estructurado que se utiliza para buscar soluciones a los problemas de cualquier naturaleza y dimensión que surgen en el día a día de una empresa.
Existen diferentes métodos de resolución de problemas: el método ensayo-error, el método de reducción de diferencias, el análisis de medios y fines y otros enfoques.
La metodología más completa y eficaz se conoce como PPS por su acrónimo en inglés: Practical Problem Solving, o resolución práctica de problemas.
Es importante diferenciar entre:
- Resolución de problemas (general): cualquier proceso que busca una solución, aunque no siga una estructura definida.
- Resolución práctica de problemas o PPS (Practical Problem Solving): metodología estructurada, sistemática y basada en datos, que sigue una secuencia clara de análisis y mejora.
Este enfoque se popularizó especialmente dentro del sistema de producción de la Empresa Toyota, donde la mejora continua y la eliminación de desperdicios son pilares fundamentales.
El sistema PPS es una herramienta de Lean Manufacturing que aporta diversas ventajas. No solo permite resolver el problema de forma rápida y eficaz; además, el proceso se estandariza, lo que facilitará también la resolución de problemas futuros.
Esta metodología se desarrolla en 8 pasos que están englobados en el llamado Ciclo PDCA, también conocido como ciclo Deming, en referencia a Edward Deming. ¿Sabías que fue uno de los grandes impulsores de la mejora continua en la industria moderna?
PDCA significa: Plan, Do, Check, Act. Es decir: planear, hacer, revisar y actuar.
El ciclo PDCA es una de las metodologías de mejora continua más eficaces y utilizadas en estándares de gestión de calidad, seguridad alimentaria y excelencia operacional.
Los 8 pasos de la Resolución práctica de problemas
Aunque hablamos de 8 pasos, la resolución práctica de problemas se estructura en 4 grandes etapas estratégicas, que corresponden exactamente a las fases del Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act).
Es decir, los 8 pasos operativos se engloban dentro de esas etapas PDCA.
Esta estructura es lo que convierte la resolución de problemas en una metodología sólida, repetible y alineada con los principios del Kaizen y la mejora continua.
ETAPA 1: PLAN
La fase Plan es la más extensa dentro del ciclo Deming. Aquí se analiza el problema en profundidad y se diseñan las acciones correctoras.
1. Definir el problema con claridad
El primer paso para encontrar la solución es identificar el problema con precisión.
Según la metodología Lean, un problema puede ser:
- Una desviación de un estándar.
- Una diferencia entre la realidad y lo deseable.
- Una necesidad del cliente que no hemos podido satisfacer.
La recomendación es observar el problema en primera línea. En el enfoque de Toyota, esto se conoce como ir al gemba, es decir, acudir al lugar donde ocurre el problema.
2. Descomponer o desglosar el problema
Para facilitar su análisis, el problema se divide en partes más pequeñas. Aunque la solución global sea compleja, abordar subproblemas permite avanzar de manera estructurada.
3. Establecer un objetivo
Conviene concretar claramente qué consideramos una solución. Definir objetivos medibles facilita el seguimiento posterior y aumenta el compromiso del equipo implicado.
4. Analizar la causa original del problema
Encontrar la causa raíz es uno de los principios fundamentales del problem solving estructurado.
No se trata de apagar fuegos, sino de evitar que el problema vuelva a repetirse. Aquí suelen utilizarse herramientas como los 5 porqués o el diagrama de Ishikawa.
5. Definir un plan de medidas correctoras
Las medidas deben atacar directamente la causa raíz detectada y alinearse con el objetivo establecido.
Estos cinco primeros pasos completan la fase Plan del ciclo PDCA.
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ETAPA 2: DO
6. Implementar las medidas
La fase Do consiste en ejecutar lo planificado.
Si ha habido errores en la fase de análisis, se evidenciarán aquí. Este es también el momento de implicar al equipo y asegurar una comunicación clara.
En muchos casos, un ejemplo de PDCA práctico consiste en implementar primero una medida piloto, medir resultados y después escalarla.
ETAPA 3: CHECK
7. Evaluar los resultados
En esta fase del Plan, Do, Check, Act se comparan los resultados obtenidos con los objetivos fijados.
Este paso es esencial para validar si la resolución de problemas ha sido efectiva o si es necesario ajustar las medidas.
IV. ETAPA 4: ACT
8. Estandarizar el proceso y aprender
Una vez validadas las medidas, se estandarizan los nuevos procesos.
Este paso conecta directamente con la filosofía Kaizen: cada mejora se convierte en el nuevo estándar desde el que seguir avanzando.
La estandarización evita la repetición del problema y fortalece la cultura de mejora continua en la organización.
Resolución de problemas y mejora continua
La resolución de problemas nunca termina en una organización que trabaja bajo principios Lean.
El ciclo Deming o ciclo PDCA es un proceso circular. Cuando completamos los 8 pasos, hemos consolidado una mejora… y estamos preparados para afrontar el siguiente reto.
Aplicar correctamente una metodología estructurada de problem solving permite:
- Reducir la repetición de errores
- Mejorar procesos de forma sistemática
- Impulsar la cultura Kaizen
- Aumentar la eficiencia organizativa
La diferencia no está en resolver un problema puntual, sino en convertir cada problema en una oportunidad de aprendizaje estructurado.
