Hablar de visual workplace es acordarse del viejo refrán ‘cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa’. Los principios del Visual Workplace llevarán la máxima eficiencia a tu lugar de trabajo.
¿Qué significa visual workplace?
Visual Workplace se traduce como entorno de trabajo visual y consiste en la organización visual de los elementos que componen el entorno de trabajo.
En un entorno de trabajo visual, todo está a la vista. Las herramientas que se utilizan, el orden que se sigue para realizar las tareas, las normas y los riesgos que existen son fácilmente reconocibles a simple vista por todos los miembros del equipo.
Es muy habitual que algunas personas, como por ejemplo trabajadores eventuales o de nueva incorporación, no dispongan de información suficiente para realizar sus funciones con eficiencia. ¿Cuáles son las tareas principales? ¿Dónde están guardadas las herramientas? ¿A quién se le piden los recambios o los materiales?
Todas estas dudas son trabas a la eficiencia y ralentizan el trabajo. Así sucede que buena parte del tiempo, que es uno de los recursos más preciados, no resulta productivo y no aporta valor al proceso.
Precisamente uno de los principios de Lean Manufacturing es eliminar de los procesos todo lo que no añada valor al cliente final. El entorno Visual Workplace se organiza de manera que el propio entorno guía al equipo y constituye un valor añadido.
Somos visuales
El éxito de los sistemas Visual Workplace se debe, sobre todo, a que el ser humano es eminentemente visual. Se dice que procesamos las imágenes hasta 60.000 veces más rápido que los textos escritos.
Leer requiere la activación de diferentes áreas del cerebro: no es un proceso instintivo. Estamos mucho mejor preparados para identificar colores y formas. Por eso, los códigos utilizados en Visual workplace permiten comunicar sin utilizar una sola palabra todo lo necesario para llevar a cabo las tareas, con lo que se eliminan las barreras del idioma.
Nadie tiene que pararse a leer: todo el mundo puede comprender fácilmente qué se está comunicando, incluso en un equipo multilingüe.
Ventajas del visual workplace
- Incremento de la seguridad laboral: las advertencias y peligros están claramente señalizados. Las indicaciones se perciben a simple vista, y todas las personas que utilizan el área de trabajo conocen su significado. Es muy habitual utilizar símbolos, pictogramas y códigos de color. Por ejemplo, las señales de color rojo advierten de los peligros más graves, mientras que las amarillas identifican riesgos menores.
- Aumento de la eficiencia y mejora de la productividad. En un entorno visual desaparecen las pérdidas de tiempo que genera la falta de información. Todo el mundo sabe dónde están las herramientas, qué orden hay que seguir para completar los procesos y cuál es el orden recomendado o la mejor forma de realizar las tareas. No hace falta perder tiempo preguntando o esperando respuestas.
- Empoderamiento del equipo. Muchas veces, las personas no hacen las preguntas que necesitan, porque tienen miedo de ser percibidos como incompetentes. Los miembros de un equipo donde se ha implementado el visual workplace no necesitan consultar el emplazamiento de la herramienta o el estado de los procesos y pueden responsabilizarse de su trabajo sin depender tanto de otras personas.
- Visibilización de los problemas y fallas de los procesos: hacer que el lugar de trabajo sea visual ayudará a detectar las incoherencias, los cuellos de botella o los pasos repetidos que muchas veces lastran la productividad de los equipos.
- Reducción de los errores debidos al desconocimiento o las faltas de información.
¿Cómo se crea un entorno de trabajo visual?
Existen tantas formas de aplicar métodos de visual workplace como empresas. En general se trata de utilizar carteles con iconos, símbolos o códigos que sirvan para identificar:
- Las herramientas, etiquetadas por colores en función de la tarea para la que están destinadas.
- El mobiliario de trabajo.
- Las instrucciones para desarrollar los procesos.
- El orden en el que se realizan las tareas, mediante marcas en el suelo y otros elementos.
- El flujo de trabajo mediante tableros Kanban.
Visual Workplace es el complemento perfecto a la metodología Lean Manufacturing. La implementación de Visual Workplace es una forma de fijar los cambios que se propongan al aplicar metodologías de mejora continua como el método Kaizen, 5S y otras herramientas.
Los elementos visuales tangibles mantienen la información y continúan guiando a las personas mucho después de que la implementación haya terminado, aunque la metodología Visual Workplace es un sistema integral capaz de proporcionar importantes beneficios por sí misma.
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